ยกระดับการบริหารจัดการผู้มาติดต่อคอนโด หมู่บ้าน ด้วย URBANICE Visitor Management System (VMS)

การบริหารจัดการผู้มาติดต่อคอนโด หมู่บ้านจัดสรร ที่เหมือนจะเป็นเรื่องเล็ก แต่กลับสร้างปัญหาจุกจิกกวนใจ ให้ลูกบ้าน ผู้ติดต่อ และนิติฯ ได้เสมอ ไม่ว่าจะเป็น

1. ปัญหาการจัดการผู้ติดต่อที่ป้อม รปภ.ล่าช้า ทำให้ลูกบ้านที่กำลังเข้าโครงการพร้อมกับผู้ติดต่อต้องมารอคิวนาน รถออไปถึงถนนสาธารณะ สร้างสภาพรถติดหน้าโครงการได้
2. ปัญหาการแลกบัตรผู้ติดต่อทิ้งไว้ที่หน้าป้อม มีโอกาสที่ผู้ติดต่อลืมขอคืนบัตร หรือรปภ.ทำบัตรผู้ติดต่อหายได้
3. ความไม่สะดวกในการที่ลูกบ้านต้องใช้ตรายางมาประทับตราให้ผู้มาติดต่อ
4. ระบบการจัดเก็บข้อมูลผู้มาติดต่อของรปภ.หน้าป้อม ไม่เชื่อมต่อกับระบบของนิติฯ ทำให้เกิดความล่าช้าในการตรวจสอบข้อมูลผู้มาติดต่อ เพราะนิติฯต้องคอยประสานไปทางรปภ.หน้าป้อม เพื่อขอข้อมูลผู้มาติดต่อ
5. หากโครงการมีเก็บค่าจอดรถของผู้มาติดต่อ นิติฯมักพบปัญหาการกระทบยอดค่าจอดรถในแต่ละวัน ทั้งปัญหายอดไม่ครบ หรือแม้แต่ปัญหาการโกงค่าจอดรถได้

จากประสบการณ์การพัฒนาแพลตฟอร์มที่ช่วยยกระดับการบริหารงานคอนโด หมู่บ้าน ของทางเออบันไนซ์ เราจึงเข้าไปศึกษาการทำงานของรปภ.เพิ่มเติม เพื่อออกแบบระบบบริหารจัดการผู้มาติดต่อ (VMS) ให้ตอบโจทย์ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายอย่างแท้จริง โดยเริ่มจากการออกแบบอุปกรณ์ Handheld ให้กับรปภ.หน้าป้อม ให้ใช้งานได้อย่างง่าย และถูกต้องแม่นยำ เพื่อให้การทำเข้า-ออก ผู้ติดต่อผ่านระบบ เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และได้ข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน ในเวลาเพียง 15 วินาที นอกจากนี้ผู้มาติดต่อไม่จำเป็นต้องแลกบัตรทิ้งไว้ที่ป้อมอีกต่อไป

เมื่อผู้มาติดต่อได้ลงทะเบียนที่หน้าป้อมสำเร็จแล้ว ระบบจะจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ เชื่อมต่อกับระบบแอปฯลูกบ้าน เพื่อแจ้งเตือนให้ลูกบ้านทราบว่ามีผู้มาติดต่อมาพบ และเมื่อผู้มาติดต่อยื่นสลิปใบผู้ติดต่อให้ลูกบ้าน ลูกบ้านสามารถสแกน QR Code บนใบผู้มาติดต่อ เพื่อยืนยันการ E-Stamp หรือการปรับตราแบบไม่ต้องใช้ตรายางได้เลย สร้างความสะดวกสบายให้ทั้งผู้อยู่อาศัย และผู้มาติดต่อ

ระบบยังเชื่อมต่อกับระบบหลังบ้านของนิติฯด้วย ทำให้เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นกับรถผู้มาติดต่อ เช่นการจอดรถผิดที่ หรือมีอุบัติเหติเกิดกับรถผู้มาติดต่อ นิติฯสามารถสืบค้นข้อมูลได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาสอบถามไปทางป้อมรปภ. เพื่อให้รปภ.ค้นหาข้อมูลแจ้งกลับ ซึ่งมักจะใช้เวลานาน ไม่ทันการ นอกจากนี้นิติฯยังเรียกดูรายงานสรุปยอดการเก็บค่าจอดรถของผู้มาติดต่อได้เอง เพื่อตรวจสอบกับยอดเงินที่ทางป้อมรปภ.ส่งมอบให้กับนิติฯได้อย่างโปร่งใส ป้องกันการรั่วไหลของเงินที่ควรจะเป็นรายได้ของโครงการอีกด้วย

สรุปตารางเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของระบบจัดการผู้มาติดต่อ URBANICE VMS เมื่อเทียบกับระบบดังรูป

สนใจใช้งานติดต่อ
📌 Website: https://urbanice.app/
📌 Line Official: @urbanice หรือ https://lin.ee/vLiYLHo